Mobil keluaran Toyota bisa diterima oleh pelanggan di seluruh dunia bermodalkan kualitas produk sesuai harapan penggunanya yang secara apik disinergikan dengan harga jual yang kompetitif. Di Indonesia khususnya, produk Toyota mengisi seluruh segmen pembeli dengan dukungan after sales yang kuat sehingga memberikan rasa aman dan nyaman.
Sejarah mencatat, Toyota berhasil menyuguhkan mobil yang sesuai kebutuhan masyarakat negeri ini disertai jaminan kualitas demi kepuasan penggunanya. Menciptakan kualitas produk yang terjamin bukanlah perkara mudah mengingat proses manufaktur sebuah mobil membutuhkan sinergitas segala lini dan konsistensi produksi dari hulu hingga hilir. Dalam prosesnya, Toyota menciptakan panduan yang diberi nama Toyota Production System (TPS) untuk menjaga kualitas produk dan memastikannya bisa disajikan tepat waktu sesuai ekspektasi pelanggan.
Pondasi Toyota Production System
Toyota Production System (TPS) dibangun di atas pengalaman kaizen atau continuous improvement selama puluhan tahun dengan hasil yang telah terbukti optimal. TPS berdiri di atas dua pondasi, yaitu Jidoka atau otomatisasi dengan sentuhan manusia dan Just In Time (JIT) atau memproduksi barang yang dipesan pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang tepat.
Berdasarkan filosofi dasar Jidoka dan JIT, TPS dapat dengan cepat dan efisien memproduksi kendaraan berkualitas tinggi yang secara presisi memenuhi spesifikasi pelanggan. Ketika Jidoka mereduksi jumlah output yang tidak sempurna, JIT akan memastikan akurasi waktu serta jumlah produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Waktu terus berjalan, filosofi dasar tersebut sedikit terlupakan oleh generasi baru karyawan Toyota. Padahal landasan berpikir tersebut yang membuat Toyota berada di posisinya sekarang, yang juga ditekankan oleh Akio Toyoda sebagai Presiden Toyota Motor Corporation (TMC), dengan istilah “What makes us Toyota”. Untuk itu, TMC membuat pelatihan internal yang diberi nama TPS Leaders untuk menguatkan kembali embrio dari TPS dan menantang karyawan untuk mengaplikasikannya. Saat kick-off program, Akio hadir sebagai pembicara utama.
Sakichi Toyoda Berusaha Meringankan Beban Ibunya
Tujuan dari program pelatihan ini adalah agar seluruh pemimpin manajemen Toyota mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang TPS guna membantu perusahaan mempercepat upayanya untuk mengembalikan esensi "What makes us Toyota" dalam rangka making ever-better cars.
Dalam kesempatan training TPS Leaders, Akio menceritakan kakeknya Sakichi Toyoda. Satu hal muncul di benak Sakichi muda saat memikirkan ibunya yang bekerja keras menenun kain setiap sore hingga larut malam. Dia bertanya kepada dirinya sendiri, apakah ada cara untuk meringankan beban sang ibu.
Waktu Sakichi mengembangkan alat tenun otomatis pertamanya, kedua tangan penenun masih diperlukan untuk dapat mengontrol alat tersebut. Pada pengembangan berikutnya, sang ibu dapat mengoperasikan alat tenun hanya dengan menggunakan satu tangan. Yang tidak kalah penting, membantu meningkatkan kualitas, efisiensi, dan produktivitas.
Dari kisah ini, Akio ingin mengingatkan pandangan mengenai TPS yang dianggap sebagai fondasi dalam membuat segala sesuatu kian efisien dengan mengubah cara kerja di dalam sebuah proses. Esensi dari TPS adalah bagaimana membuat sebuah pekerjaan menjadi mudah karena dengan begitu akan tercipta proses produksi yang cepat dan efisien.
Meningkatkan Produktivitas
Salah satu fitur utama dari alat tenun otomatis buatan Sakichi adalah teknologi yang sanggup mendeteksi ketidaknormalan dalam proses produksi kain. Alat tenun ini memiliki pegas untuk benang lungsin dan benang pakan serta menggunakan kekuatannya untuk menentukan kapan benang habis dan menggantinya dengan yang baru secara otomatis. Semua dilakukan tanpa bantuan sensor atau motor modern.
Apa yang dilakukan oleh Sakichi bertujuan untuk mengurangi interaksi tim produksi dengan alat tenun agar tim terhindar dari kerusakan di paru-paru yang bisa terjadi akibat terlalu sering mengisap bau bahan kimia kain. Sakichi menciptakan sistem yang menentukan sebab sebuah masalah dan mengembangkan ide untuk mencegah atau menghentikan kelainan tersebut. Hasilnya, produktivitas meningkat.
Jidoka di Mata Akio Toyoda
Jidoka adalah sebuah konsep yang bertujuan untuk membuat lini produksi menciptakan output berkualitas tinggi. Toyota menginterpretasikan “jido” (otomatisasi) sebagai mesin yang mampu “membuat keputusan” untuk bergerak atau menghentikan aktivitasnya. Jidoka membaru operator dalam mencegah kesalaha dalam proses yang berjalan dengan berhenti dengan sendirinya ketika ada masalah. Dengan begini, operator dapat mengoperasikan beberapa mesin sekaligus yang mendorong peningkatan produktivitas.
Di Jepang ada konsep yang diberi nama “Ichi-nin-ku”, yang berarti jumlah pekerjaan dan beban kerja yang harus diselesaikan seorang pekerja dalam sehari. Salah satu gagasan yang dianut dalam TPS adalah target untuk menghilangkan hal-hal yang dianggap tidak perlu atau mengganggu pekerjaan, seperti pemborosan dan beban kerja berlebih.
Seperti diketahui, waktu yang diperbolehkan untuk bekerja di pabrik itu terbatas. Oleh sebab itu dibutuhkan metode untuk membuat setiap waktu yang dihabiskan oleh tim produksi bisa memiliki nilai tambah yang besar. Dengan kata lain, meningkatkan pekerjaan yang benar-benar menambah nilai sekaligus mengurangi proses kerja yang mubazir atau menyebabkan anggota tim menunggu.
Akio berpendapat bahwa TPS berpusat pada sumber daya manusia, seperti ide yang membuat pekerjaan ibunda Sakichi menjadi lebih mudah. Sakichi ingin menciptakan lebih banyak waktu luang bagi pekerja dengan menghilangkan pemborosan dalam proses kerja untuk mengurangi waktu lembur. Lebih lanjut, pekerjaan dapat disesuaikan untuk memaksimalkan hasil yang bisa diproduksi sehingga efektivitas pun terwujud.
Bagaimana Akio Melihat Just-in-Time
Di Toyota, istilah untuk proses selanjutnya, baik di manufaktur atau kantor, adalah proses hilir atau downstream process. "Ato-Kotei" dalam bahasa Jepang. Mereka yang berada di hilir dianggap sebagai customer atau pelanggan. Dengan cara ini, mereka yang terlibat dalam pekerjaan di hulu akan mencoba yang terbaik untuk menghindari memberikan output yang tidak layak kepada proses selanjutnya di hilir. Jika pola pikir ini diadopsi dalam setiap proses, maka hasilnya adalah tidak akan ada kemungkinan pengguna akhir menerima hasil yang bermasalah.
Selain itu, para pekerja juga mulai memikirkan bagaimana mereka dapat berkontribusi untuk mempermudah pekerjaan pada proses selanjutnya dan membuat proses yang saling berdekatan untuk berkolaborasi melakukan perbaikan. Hasil dari upaya tersebut adalah produktivitas yang lebih tinggi.
Biasanya orang berpikir bahwa Just-in-Time hanya tentang mengirimkan produk ke proses selanjutnya tepat waktu, tapi Akio melihat gambaran yang lebih besar untuk mempertimbangkan dan memikirkannya dari sudut pandang lebih luas. Ia melihat hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan secara keseluruhan dan bagaimana mengirimkan kendaraan Toyota ke pelanggan "tepat waktu".
Bukan perkara mudah mengingat besarnya produksi Toyota. Dalam sebuah varian dapat mencakup trim, warna eksterior, warna interior, audio, dan item lainnya. Prius di Jepang sebagai contoh, jumlah pola yang dibuat sejumlah 14.000. Hebatnya, ini malah hasil dari upaya untuk mengurangi jumlah pola dari sebelumnya lebih dari 48.000. Dan ini hanya untuk Prius di satu pasar! Jumlah pola akan jauh lebih besar bila menyertakan kendaraan yang dijual ke pasar non domestik.
Hal ini mendorong Toyota untuk memiliki sistem operasi terobosan yang ramping dan berbasis Just In Time (JIT) agar dapat segera mendeteksi ketidaknormalan dan menghentikan jalur produksi, sehingga dapat melakukan perbaikan dengan cepat untuk mengurangi lead time atau waktu tunggu dan produk pun dapat diterima tepat waktu oleh pelanggan.
Sistem Kanban Sebagai Kontrol TPS
Konsep JIT adalah “hanya membuat apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, dan dalam jumlah yang dibutuhkan”. Sebelumnya harus dibuat perencanaan detail mengenai rencana produksi dengan procurement untuk part di dalamnya. Dengan melakukan supply part “yang dibutuhkan, ketika dibutuhkan, dan dalam jumlah yang dibutuhkan” akan membantu menghilangkan waste, inkonsistensi, dan permintaan lain yang tidak beralasan dalam proses produksi. Hasilnya adalah peningkatan produktivitas.
Dalam TPS terdapat metode kontrol produksi yang unik, yaitu “sistem kanban”. Sistem ini memainkan peran integral, dan kerap disebut sistem supermarket karena diadaptasi dari ide pelabelan di supermarket. Bisnis retail masal biasanya menggunakan kartu kontrol produk yang berisikan informasi produk (nama, kode, lokasi penyimpanan, dan lainnya). Kartu semacam inilah yang digunakan dalam sistem kanban. Ketika sebuah proses harus mengacu kepada proses sebelumnya untuk menentukan part, maka digunakanlah kanban untuk menginformasikan komponen mana yang telah digunakan.
Supermarket menyimpan persediaan barang dalam jumlah yang dibutuhkan. Mereka juga memiliki item yang akan dijual dalam jangka waktu tertentu. Supermarket diumpamakan sebagai proses yang berjalan lebih dulu dan pelanggan sebagai proses lanjutan. Ketika proses lanjutan (pelanggan) pergi dengan mengambil bagian-bagian yang diperlukan dalam waktu dan dan jumlah yang diperlukan, maka perbaikan dalam sistem produksi yang tidak efisien dapat dilakukan. Proses sebelumnya tidak akan menyisakan part karena ‘meneruskannya’ kepada proses selanjutnya.
Belajar dari Lead Time Restoran Sushi
Akio membagikan contoh terkait restoran sushi otentik di Jepang dalam mengoperasikan sistemnya untuk menjaga kesegaran produk disertai kemampuan untuk menerima pesanan dan memenuhinya dengan cepat. Chef baru akan membuat makanan sesuai order yang baru masuk dengan cepat dan tepat untuk segera disajikan ke tamu. Mirip dengan restoran sushi, yang ideal bagi Toyota adalah memproduksi kendaraan tepat setelah pesanan datang dari pelanggan, dengan menyiapkan suku cadang untuk dirakit dengan cepat dan kemudian dikirim ke pelanggan.
